Возникают моменты, когда бизнесмены решают купить или взять в аренду площади под свой офис. Но данный вопрос непростой. Чтобы правильно выбрать офис, необходимо ознакомится с существующими тонкостями, данной сферы.
Что выбрать
Помещения для офиса можно купить или взять в аренду, субаренду. Если у организации достаточно финансов, для покупки офиса, то конечно можно помещение купить. Если случится так, что бизнес в данном месте не дает прибыли, то свое собственное помещение, всегда можно будет сдавать в аренду.
Но если фирма начинающая, или большая часть денежных средств, вложена в бизнес, то лучше арендовать помещение для офиса. При аренде всегда остается возможность сменить место расположения офиса, если вдруг в данном месте деятельность фирмы не эффективна.
Для вашего бизнеса
Помещения под разные виды деятельности, соответственно будут иметь и разную стоимость, арендную плату. Для Вашего бизнеса, нужно искать помещения большие, чья площадь сможет полностью вместить оборудование, рабочие места сотрудников, готовую продукцию — для работы к примеру:
- производства;
- шитья;
- художественной мастерской.
Выбирать надо среди промышленных площадей, они изначально больше подходят для производства чего-либо. Расположение здания, в данном случае не играет большой роли, так как отдаленность от центра города не будет сказываться на прибыли или убытке организации. А вот наличие рядом кафе, столовых очень желательно для организации питания сотрудников. Очень хорошо, если рядом будут находиться остановки городского транспорта или метро.
Если Вы планируете приобретать площади для:
- частного медицинского кабинета;
- парикмахерской;
- детского творческого кружка;
- спортивной секции,
то в этом случае офисные помещения не подойдут, так как для данных видов деятельности существуют определенные, стандартные санитарные требования к планировкам. В этом случае нужно помнить, что выгодней снимать площади рядом с остановками городского транспорта, торговыми центрами, одним словом – там, где большая проходимость народа. В этих же людных местах прекрасным шагом будет размещение своей рекламы.
Для компаний
Стандартные офисные варианты подходят для компании, в том числе:
- небольших юридических, нотариальных контор;
- различных бюро;
- агентств рекламных и риэлторских;
- редакций;
- финансовых, бухгалтерских офисов;
- фирм, проводящих деловые встречи, переговоры, подписания договоров.
Но офис сейчас возможно снимать и интернет-магазинам для демонстрации ассортимента своего товара и складов сетевого маркетинга. Альтернативой стандартным офисам являются большие офисы (открытого пространства). Они все больше становятся популярными. Эти площади могут быть востребованы, большими организациями, а могут разделяться между мелкими фирмами.
Аренда открытого пространства стоит значительно дешевле. При необходимости, возможно, арендовать переговорные комнаты. Чтобы правильно выбрать помещение непосредственно под офис фирмы, нужно решить несколько значимых вопросов:
- На какой срок будет арендоваться помещение, и заключаться договор аренды. Хороший вариант заключения договора на один год с последующей пролонгацией на три и пять лет.
- В каком размере фирма каждый месяц сможет оплачивать аренду без финансовых проблем.
- Определить метраж помещения под офис, который зависит от количества сотрудников, офисной компьютерной техники (из расчета на одного человека 4,5 кв. м.).
- Нужен ли будет зал для переговоров, или презентаций, для показа готовой продукции.
- А если будут приходить клиенты, то, какое количество в день их ожидается – очень важный момент для планирования работы сотрудников (чтобы исключить ненужных очередей) и организации зоны ожидания.
- Нужно помнить о том, что возможно придется откладывать деньги на ремонт помещения, другие форс-мажорные обстоятельства.
- В каком районе выгодней арендовать офис именно Вам.
- Возможно ли арендовать парковочные места у здания, где арендуются площади.
Следующий шаг
Разобравшись с поставленными вопросами можно переходить непосредственно к рассмотрению рынка помещений для офисов. Один из основных критериев при рассмотрении данного рынка – цена и класс. Характеристика классификации офисов от бизнес-класса А (5 звездочный отель) до Д (1 звезда) включает в себя:
- удаленность от центра города;
- удаленность от метро, автобусных остановок;
- планировка и внешнее состояние сдаваемых в аренду площадей;
- наличие комнат отдыха, офисных кухонь, душевых, спортивных зон;
- инфраструктуру;
- наличие охраны, и возможность доступа в здание;
- видеонаблюдение;
- наличие паркинговых зон;
- наличие кондиционирования и интернета;
- возможность размещать наружную рекламу;
- бесперебойная электроэнергия.
Разумеется, что чем ближе к центру города, тем дороже будет цена покупки или аренды площадей. В деловых центрах города цены офисных помещений выше, чем в спальных районах. Чтобы быть в курсе цен, нужно рассмотреть несколько вариантов.
Специалисты рекомендуют воздержаться от аренды офиса в бизнес центрах, где уже располагаются потенциальные конкуренты. Например, для юридической консультации, клиент зайдет сначала в одну юридическую фирму, а выйдя из нее, обнаружит, что рядом существует другая. Конечно, ему захочется посетить и вторую фирму, для сравнения. И здесь возникает момент возможности потери потенциального клиента первой фирмой.
Существует и другая рекомендация в помощь бизнесменам. Если в данном бизнес центре уже арендует офис «смежная» организация, то такой вариант будет положителен для обеих фирм (повышается уровень спроса). Пример: рекламное и дизайнерское агентства – могут взаимодействовать между собой. А рядом с центром занятости, выгодно открыть кадровое агентство, прекрасно уживутся и другие смежные фирмы свадебный салон и ювелирный магазин.
Совет! Если для Вашего бизнеса важно расположение офиса именно в центре, а бюджет небольшой, то возможно рассмотреть предложения офисов на цокольных этажах. Данные варианты значительно дешевле.
Нюансы составления договора аренды
Договора аренды можно составлять краткосрочные и долгосрочные. Начинающим и небольшим компаниям можно выбрать первый вариант. Его предоставляют коворкинги. Второй вариант договора для хорошо развивающихся компаний.
Коворкинг и офис различия в договорах:
- Коворкинг. Низкие цены (в месяц) устанавливаются на одного человека. Зная количество сотрудников, можно посчитать стоимость аренды. Договор может заключаться на любой срок, даже на день. Всю мебель и оргтехнику предоставляет коворкинг.
- Офис. Цены составляются из расчета стоимости за 1 кв. м. Арендатор решает вопросы по оформления помещения сам. Покупка и расстановка мебели и оргтехники тоже на усмотрение арендатора. Срок аренды фиксируется и пролонгируется. Цены зависят от расположения здания по отношению к центру города.
До подписания договора
При выборе офиса, до подписания договора аренды следует внимательно осмотреть сдаваемые площади и проверить:
- состояние дверей, замков, окон;
- рабочее состояние электропроводки (кабеля) и электроприборов, розеток;
- уровень освещения электрическими лампами;
- наличие интернета;
- рабочее состояние кондиционеры, системы отопления, вентиляций;
- водоснабжение – наличие холодной и горячей воды;
- наличие или отсутствие капремонта;
- состояние крыши (при аренде верхних этажей) и стеновых швов здания;
Важно! Если в подходящем офисе требуется сделать косметический ремонт, то отказываться от него ненужно. Можно сделать его самостоятельно, за счет снижения арендной платы.
Можно заранее обговорить, как будут оплачиваться коммунальные услуги. Обычно это два варианта:
- Коммунальные услуги (водоснабжение, электричество, охрана, вывоз мусора, отопление, телефонные точки) уже включены в стоимость арендной платы. Этот вариант удобней для арендатора, он проще.
- Арендодатель предлагает арендатору оплачивать коммунальные услуги самостоятельно по факту (счетчикам, показателям). Это более хлопотный вариант.
Есть два варианта сдачи офиса в аренду с мебелью и без нее. Первый вариант удобный для начинающего бизнесмена, который не уверен в рентабельности своего бизнеса.
Подводные камни
Чтобы избежать неприятных моментов при заключении договора, уточните:
- Какая стоимость указывается в договоре аренды с учетом НДС или нет.
- Размер пени при несвоевременной оплате.
- У арендодателя документы, подтверждающие собственность площадей.
- При выборе под офис, квартиры – переведена ли, она в коммерческую недвижимость.
- Если на потребление воды и электричества стоят персональные счетчики, обязательно в первый день работы надо снять показания и занести их договор или приложение к нему.
- Кто будет проводить техническое обслуживание помещений, есть ли аварийные источники электроснабжения.
- Возможность поднятия арендодателем стоимости аренды офиса.
- Можно ли прописать в договоре право (арендатора) преимущества аренды, когда условия договора подойдут к концу.
- Условия по досрочному расторжению договора.
Помощь специалистов
Если бизнесмену на рынке недвижимости все понятно, и он сам легко выберет себе офис – очень хорошо. Но бывает и так, что требуется дополнительная помощь опытных специалистов. Грамотный риэлтор быстро определит все требования организации для офиса. Из большого потока предложений на рынке, выберет именно те, которые подойдут по всем оптимальным показателям.
Чтобы правильно выбрать офис, надо грамотно и основательно подойти к этому вопросу. И Вы обязательно найдете верный вариант для продолжения бизнеса в хороших, комфортных условиях.
Видео о правильном выборе офиса для бизнеса
